Objetivos

Establecer un proceso claro y eficiente para la atención y registro de solicitudes de convalidación de cursos, asegurando que los solicitantes reciban el soporte necesario y que la documentación sea manejada de manera adecuada.

1. Recepción de la Solicitud

• 1.1 Entrega de Documentos:
  • El solicitante debe presentar una solicitud formal de convalidación, acompañada de todos los documentos y soportes pertinentes.
  • Los documentos deben incluir, pero no limitarse a:
    • Certificados de cursos previos.
    • Programas de estudios detallados.
    • Transcripciones académicas.
    • Otros documentos de respaldo solicitados.
• 1.2 Registro Inicial:
  • Una vez recibidos los documentos, el personal administrativo debe registrar la solicitud en el sistema de gestión de solicitudes.
  • Asignar un número de referencia único a cada solicitud para su seguimiento.

2. Evaluación de Documentación

• 2.1 Revisión de Documentos:
  • El equipo de evaluación debe revisar la documentación proporcionada para verificar que esté completa y correcta.
  • En caso de que falte algún documento, se debe solicitar al solicitante que proporcione los documentos faltantes.
• 2.2 Estudio del Caso:
  • Realizar un análisis detallado de los documentos entregados para verificar la equivalencia del curso en términos de contenido y carga horaria con los cursos ofrecidos.
  • Comparar los programas de estudio y requisitos académicos entre la institución que otorgó el curso y la institución que recibe la solicitud.

3. Proceso de Convalidación

• 3.1 El solicitante debe de cancelar el tramite Tipo V Convalidación/Reconocimiento de instrucción
  • El tiempo de respuesta sera de 5 a 15 días de su fecha de pago
  • El planificador encargado llevara el caso desde su inicio hasta culminar el proceso.
• 3.2 Evaluación y Exámenes:
  • Evaluación Adicional:
    • Determinación de Necesidad: Si la documentación no es suficiente para tomar una decisión, determinar si se requiere una evaluación adicional, como una prueba o examen.
    • Diseño de Evaluación: Diseñar una prueba o examen que evalúe los conocimientos y habilidades del solicitante en relación con el contenido del curso que se desea convalidar.
    • Programación del Examen: Coordinar con el solicitante una fecha y hora (o de manera online) para la realización del examen. Asegurar que el examen se administre en un entorno adecuado y con las condiciones necesarias.
  • Ejecución del Examen:
    • Administración del Examen: Realizar el examen en presencia de un supervisor o a través de una plataforma de evaluación en línea, si aplica.
    • Criterios de Evaluación: Utilizar criterios de evaluación predefinidos para medir el desempeño del solicitante en relación con los objetivos del curso a convalidar.
  • Análisis de Resultados:
    • Calificación del Examen: Evaluar y calificar el examen de acuerdo con los criterios establecidos.
    • Informe de Resultados: Preparar un informe con los resultados del examen y cualquier observación relevante.

4. Seguimiento y Archivo

• 5.1 Seguimiento de la Solicitud:
  • Realizar un seguimiento continuo para asegurar que el proceso de convalidación se complete de acuerdo a lo planeado.
  • Resolver cualquier inconveniente o consulta que pueda surgir durante el proceso.
• 5.2 Archivo de Documentos:
  • Archivar todos los documentos relacionados con la solicitud de convalidación en el expediente del solicitante, tanto en formato físico como digital, si aplica.
  • Asegurar que toda la información esté organizada y accesible para futuras referencias.

5. Entrega de certificación

Para el retiro de papeles de egreso el solicitante debe de seguir estos pasos:

• El solicitante debe de cancelar el tramite Tipo III Retiro de papeles de egresos
• El tiempo de respuesta sera de 5 a 15 días de su fecha de pago
• Al solicitante se le notificara el día cuando a de retirar los papeles de egresos.

Generalidades

• Una vez consignado los documentos se debe realizar el análisis de mismo asegurando que estén completos para el reconocimientp
• Se debe realizar un tramite Tipo V Convalidación/Reconocimiento de instrucción
• Posterior a eso realizar un examen por cada material del curso a reconocer
• Finalmente para la entrega de reconocimiento debe cancelar Tipo III Retiro de papeles de egresos
• Importante este tipo de procedimiento se realizar con atención de soporte elevado indicando que todo el proceso se lleva en conjunto con el operador.